Quy định này được Chính phủ xác lập tại Nghị định 27/2026/NĐ-CP ban hành ngày 19/1, trong đó lần đầu tiên xây dựng Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức theo hướng tập trung, liên thông và đồng bộ.
Theo nghị định, toàn bộ thông tin nhân sự của cán bộ, công chức, viên chức được tập hợp trong một hồ sơ điện tử duy nhất, gắn với số định danh cá nhân. Hồ sơ này không chỉ bao gồm sơ yếu lý lịch điện tử mà còn tích hợp các dữ liệu phát sinh trong quá trình làm việc như đào tạo, bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, điều động, đánh giá.
Việc thống nhất mã định danh giúp loại bỏ tình trạng trùng lặp hồ sơ, sai lệch thông tin giữa các cơ quan, đồng thời tạo điều kiện để dữ liệu cán bộ được kết nối với các hệ thống thông tin khác của Nhà nước trong tiến trình chuyển đổi số.
Hồ sơ điện tử không phải là dữ liệu “đóng” mà được cập nhật xuyên suốt. Cán bộ, công chức, viên chức có nghĩa vụ chủ động điều chỉnh thông tin cá nhân khi có thay đổi và chịu trách nhiệm về độ chính xác của dữ liệu đã khai báo.
Về phía cơ quan quản lý, mọi thông tin phát sinh trong quá trình sử dụng nhân sự phải được cập nhật và đồng bộ lên Cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời gian ngắn, tối đa ba ngày làm việc. Riêng dữ liệu hình thành trực tiếp từ các hệ thống quản lý nội bộ, việc đồng bộ phải hoàn tất chậm nhất một ngày sau khi quy trình nghiệp vụ kết thúc. Với những nguồn dữ liệu chưa thể kết nối, việc cập nhật thủ công vẫn được cho phép để bảo đảm tính đầy đủ của hồ sơ.
Một trong những thay đổi được đánh giá là giảm phiền hà rõ rệt cho người lao động là cơ quan quản lý không được yêu cầu cán bộ, công chức, viên chức nộp lại các giấy tờ đã tồn tại trên hệ thống. Hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia có giá trị thay thế cho hồ sơ giấy trong công tác quản lý nhân sự.
Trong trường hợp cần sử dụng bản giấy để phục vụ nghiệp vụ, dữ liệu sẽ được trích xuất từ hồ sơ điện tử và chuyển đổi theo quy định về giao dịch điện tử, thay vì yêu cầu cá nhân hoàn thiện lại từ đầu.
Song song với việc số hóa hồ sơ, nghị định đặt ra các yêu cầu chặt chẽ về bảo mật. Việc truy cập hồ sơ điện tử chỉ được thực hiện bởi các chủ thể có thẩm quyền và trong nhiều trường hợp cần có sự đồng ý của chính cán bộ, công chức, viên chức thông qua phương thức điện tử.
Đối với dữ liệu thuộc phạm vi bí mật nhà nước, các cơ quan có trách nhiệm áp dụng đầy đủ biện pháp bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ, truyền dẫn và khai thác thông tin, tuân thủ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước và cơ yếu.
Việc đưa số định danh cá nhân vào quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức không chỉ nhằm giảm giấy tờ, mà còn hướng tới xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và dựa trên dữ liệu. Khi Nghị định 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/7, hệ thống quản lý nhân sự khu vực công được kỳ vọng sẽ vận hành thống nhất trên phạm vi cả nước, tạo tiền đề cho cải cách hành chính và chuyển đổi số sâu rộng hơn trong thời gian tới./.
