Hơn 3 tháng qua, kể từ khi bộ máy chính quyền địa phương hai cấp đi vào hoạt động, nhiều thủ tục hành chính đã được thực hiện nhanh chóng, thông suốt, trong đó có việc trao quyền cấp sổ đỏ lần đầu cho UBND cấp xã, phường.
Việc cấp sổ đỏ tại xã, phường đã giúp rút ngắn gần một nửa thủ tục, đưa dịch vụ công đến gần dân hơn. Đây được coi là bước cải cách hành chính mang tính đột phá, góp phần tinh giản quy trình, giảm phiền hà và nâng cao chất lượng phục vụ người dân ngay tại cơ sở.
Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả tích cực đã đạt được, vẫn còn tồn tại một số vấn đề khiến người dân băn khoăn.
Thời gian gần đây, tại nhiều phường, xã trên địa bàn Hà Nội và một số tỉnh, không ít người dân bày tỏ bức xúc trước việc cơ quan chức năng yêu cầu từng hộ gia đình phải cung cấp thông tin và photo giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ) để nộp cho UBND xã, phường.
Làm sạch dữ liệu không chỉ là nhiệm vụ kỹ thuật mà là bước nền tảng của chuyển đổi số ngành đất đai, góp phần hoàn thiện hồ sơ pháp lý, phát hiện và chỉnh lý sai sót về thông tin chủ sử dụng, diện tích, biến động quyền sử dụng đất.
Dữ liệu chuẩn hóa trở thành công cụ quản lý và giám sát hiệu quả, phục vụ công tác định giá đất, thu thuế, quy hoạch và giải quyết tranh chấp. Đặc biệt, dữ liệu điện tử có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy (khoản 5, Điều 166 Luật Đất đai 2024), tạo hành lang pháp lý vững chắc cho quá trình minh bạch hóa và phòng ngừa tiêu cực. Song song đó, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu đất đai cũng là điều kiện tiên quyết để vận hành Chính phủ điện tử - nơi người dân có thể thực hiện dịch vụ công trực tuyến mà không cần xuất trình giấy tờ vật lý, đúng tinh thần Điều 5 Nghị định 45/2020/NĐ-CP.
Luật sư Diệp Năng Bình, đoàn Luật sư TP Hà Nội chia sẻ thẳng thắn trong bài viết trên báo Lao động: "Việc xây dựng Cơ sở dữ liệu đất đai là bước ngoặt trong cải cách hành chính: Minh bạch thông tin, giảm chi phí và tạo thuận lợi tối đa cho người dân, doanh nghiệp. Tuy nhiên, thực tế vẫn còn nghịch lý: Tại một số địa phương, phường, xã của Hà Nội, người dân vẫn bị yêu cầu photo sổ đỏ, dù dữ liệu đã được số hóa. Đây là thủ tục lỗi thời, trái với tinh thần "Chính phủ số - một lần nộp, suốt đời dùng.
Pháp luật hiện hành đã quy định rõ, cơ quan Nhà nước phải có bản số sổ đỏ. Khoản 2 Điều 129 Luật Đất đai 2024 yêu cầu hồ sơ địa chính dạng số phải bao gồm bản sao Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất.
Thông tư 10/2024 của Bộ Tài nguyên và Môi trường (nay là Bộ Nông nghiệp và Môi trường) tiếp tục nhấn mạnh trách nhiệm của Văn phòng Đăng ký đất đai phải quét và lưu bản điện tử ngay khi cấp, cấp đổi hoặc sao từ bản gốc, trước khi trao sổ cho người dân (Điều 18, 42).
Theo Nghị định 45/2020 của Chính phủ, cơ quan Nhà nước phải khai thác dữ liệu đã có, không được yêu cầu người dân cung cấp lại. Như vậy, việc đòi bản photo sổ đỏ là lặp lại công việc mà cơ quan đã làm, trái quy định pháp luật và đi ngược tinh thần cải cách hành chính."
Theo tìm hiểu của phóng viên qua các nguồn tài liệu, hai văn bản mới được ban hành đã khóa chặt hành vi yêu cầu bản giấy khi dữ liệu đã được số hóa: Nghị định 118/2025 của Chính phủ: Cán bộ không được yêu cầu "khai lại, nộp lại hồ sơ, giấy tờ" đã có trong hệ thống; hành vi này bị cấm tuyệt đối (Điều 17, điểm i khoản 1 Điều 5). Nghị định 192/2025 của Chính phủ: Cơ quan Nhà nước không được tự đặt thêm thành phần hồ sơ ngoài quy định (điểm b khoản 1 Điều 4).
Theo đó, nếu dữ liệu Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở đã tồn tại trong cơ sở dữ liệu đất đai, cán bộ phải tra cứu trên hệ thống, tuyệt đối không được yêu cầu bản photo. Mọi hành vi trái quy định đều có thể bị xử lý kỷ luật hoặc buộc bồi thường nếu gây phiền hà cho người dân.
Trường hợp cơ sở dữ liệu chưa đủ, cơ quan phải quét từ bản gốc, chứ không được đòi bản photo. Điều 256 Luật Đất đai 2024 và Thông tư 10/2024 Bộ Nông nghiệp và Môi trường (Điều 18, 42) quy định rõ, với hồ sơ cũ chưa số hóa, Văn phòng đăng ký đất đai phải tự thực hiện việc quét từ bản gốc để bổ sung vào hệ thống, tuyệt đối không được yêu cầu người dân tự photo.
Quy trình đúng luật gồm 3 bước:
- Người dân mang sổ đỏ gốc đến cơ quan tiếp nhận.
- Cán bộ kiểm tra, quét (scan), ký số bản PDF ngay tại quầy.
- Trả lại bản gốc và lưu bản điện tử vào hệ thống.
Vì sao không cần bản photo?
- Bản photo sổ đỏ vẫn phải đối chiếu gốc, trong khi scan trực tiếp nhanh hơn và chính xác hơn.
- Bản photo không có giá trị pháp lý; chỉ bản scan có ký số mới được công nhận là dữ liệu chính thức.
Nếu địa phương thiếu thiết bị, pháp luật cho phép ủy quyền dịch vụ số hóa tại chỗ (khoản 2 Điều 18 Thông tư 10/2024 của Bộ Nông nghiệp và Môi trường); cán bộ có thể hẹn dân đến một lần duy nhất, không được yêu cầu tự photo hay công chứng.
Pháp luật đã rất rõ ràng - khi dữ liệu đã số hóa, cơ quan Nhà nước không được yêu cầu người dân cung cấp lại bản giấy; khi dữ liệu chưa có, cơ quan phải tự quét từ bản gốc. Thiết nghĩ, thói quen yêu cầu bản photo là thói quen của tư duy cũ, không còn phù hợp với chuyển đổi số.
Cũng trên báo Lao động, Theo PGS.TS. Nguyễn Đình Thọ - Phó Viện trưởng Viện Chiến lược, Chính sách Nông nghiệp và Môi trường (Bộ Nông nghiệp và Môi trường), chuyển đổi số trong quản lý đất đai đặt ra yêu cầu xây dựng một hệ thống thông tin thống nhất, chính xác và đầy đủ, giúp quản lý mọi thay đổi liên quan đến quyền sử dụng đất, từ việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất đến theo dõi biến động về quy hoạch, chuyển nhượng, đấu giá và thu hồi đất.
Theo ông Thọ, việc số hóa quy trình đăng ký biến động và cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũng góp phần giảm thiểu thời gian xử lý thủ tục hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời tăng cường minh bạch trong các giao dịch đất đai.
Dữ liệu điện tử có thể theo dõi toàn bộ quá trình giao dịch, xác định nghĩa vụ tài chính và quyền lợi của người dân, doanh nghiệp, giúp Nhà nước kiểm soát chặt chẽ các hoạt động sử dụng đất, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho các nhà đầu tư trong việc nghiên cứu và thực hiện dự án.
"Chuyển đổi số trong quản lý đất đai còn mang lại lợi ích xã hội rộng lớn. Việc công khai thông tin về quy hoạch, giá đất, quyền sử dụng đất và tình trạng pháp lý giúp giảm tranh chấp, tăng niềm tin của người dân vào cơ chế quản lý nhà nước. Khi dữ liệu được cập nhật đầy đủ, chính xác và minh bạch, cơ hội lạm dụng quyền lực, tham nhũng và đầu cơ đất đai giảm đi đáng kể. Sự minh bạch đồng thời tạo môi trường đầu tư ổn định và dễ dự đoán, từ đó thúc đẩy các dự án phát triển kinh tế, hạ tầng và đô thị hóa, tạo động lực cho tăng trưởng bền vững trong kỷ nguyên số" - PGS.TS Nguyễn Đình Thọ nhấn mạnh.
Tuy nhiên, quá trình thực hiện, PGS.TS Nguyễn Đình Thọ cho rằng - cần được làm bài bản, minh bạch, khoa học và hiệu quả góp phần thúc đẩy đổi mới sáng tạo và nâng cao giá trị gia tăng từ nguồn lực đất đai, tránh tình trạng gây phiền hà cho người dân./.
